社会人として身に付けておきたい「ビジネスコミュニケーションスキル」。
「ビジネスコミュニケーションスキル」とは、日常生活だけでなく、
仕事面において業務を円滑に進めたり、
クライアントとの良質な対人関係を築くために必要な
聞く・話す・読む・書くスキルの事です。
この記事では、
営業先で初対面の人と話す時、会社で上司や他部署の人と話す時
・顧客との良い対人関係を築きたい
・職場の人間関係が気になる。
・初対面の人との気まずい空気が苦手。
・コミュニケーション力を上げる方法が知りたい。
という方に向けて、
ビジネスコミュニケーションスキルについてお話しします。
この記事を読むメリット
・ビジネスコミュニケーション力を上げるメリットがわかる。
・ビジネスコミュニケーションを上げる方法が知る事ができる。
1. ビジネスコミュニケーションスキルを上げるメリット
Photo by Omar Lopez on Unsplash
（1）初対面の人でも着実に信頼関係が築けるようになる
「なぜか、初対面の人とは緊張してうまく話ができない」
「相手の疑問や不明点をうまく聞き出すことができない」
という経験はありませんか？
これは、「聞く」「伝える」のバランスが取れず
話し相手と言葉のキャッチボールができていないので
緊張して話ができなくなったり、うまく言葉を伝えられないためです。
コミュニケーションスキルを上げることができれば
初対面の人と話すことはもちろん、
相手の思っている事、伝えたい事を感じ取れるようになり、
良質な信頼関係を築けるようになります。
（2）相手が伝えたい事を正しく理解できる
相手の話す言葉を聞き取るだけでなく、
相手の様子を察知し、どんな気持ちなのかを想像する力が身につけば
本当に伝えたい事を理解することができます。
例えば、クライアントが何か困っていることがあるとします。
「今、うちの会社が◯◯で困っています」と話しているものの
何か他にも引っかかっていそうな事を読み取ることができたら
「◯◯は解決できます。もしかしたら◯◯もお困りではないですか」
という返をすることができます。
（3）相手の気分を害すことなく納得させられる説得力が身に付く
意見を伝える力があったとしても自己主張ばかりするだけでは、
話し方によっては、相手は「威圧的な人だな」と感じる場合があります。
ビジネスコミュニケーションスキルを高めると、
相手のことを瞬時に理解し、
この人にはどのように伝えれば相手の気分を損ねることなく
自分の意見を伝えられるのかを見極める力。
そして、自分の意見を相手に納得させられる説得力を身に付けることができます。
（4）相手が自分の話を受け入れてもらいやすくなる
話す力・伝える力が身に付くと、
いつの間にか、自分の話を受け入れてもらえるようになります。
例え、同じ意見だったとしても、
話し手の話し方・説明の仕方によって相手への伝わり方が変わってきます。
自分の意見をいかに分かりやすく、相手が受け入れやすく伝えるのかが
とても大切になります。
2. ビジネスコミュニケーションスキルを上げる方法
Photo by Anna Vander Stel on Unsplash
（1）目的や結論から話す
何か伝えたいことがある場合。
初めから話しをするのではなく、目的や結論から話をしてみましょう。
上司や社長、クライアントであれば尚実践したい方法ですね。
会議で意見を伝える場合
「私は◯◯が良いと思います。なぜなら〜。」
クライアントに提案をする場合
「このサービスを導入すると、◯◯のメリットがあります。その理由は〜。」
このような伝え方をすると、
相手は先に話の目的や結論がわかっているため、
理由を聞きやすくなるだけでなく、話し手の伝えたい事を聞き取りやすくなります。
（2）相手の知識レベルや話し方に合わせて情報を伝える
例えば、知識豊富な人が、知識がない人に専門用語ばかりの話をしても
うまく話を伝えることが出来ませんし、聞き手も理解ができません。
これは、日本人同士だけでなく、外国人に対しても同じです。
日本語が分からないクライアントに対して、
日本語で話しても何も伝えることができないですよね。
また、相手がおっとりしていて静かな人と活気があってパワフルな人では
その人の話し方が違います。
相手の表情や話し方、トーンにあわせ、相手が分かりやすい言葉に置き換えるだけでも
人間関係を築きやすくなります。
（3）相手が発した言葉を繰り返して返事をする
これは、口下手や話すのが苦手な人にとても有効的です。
話が苦手なほとんどの人が、
相手との会話のキャッチボールがうまくいっていない事が原因です。
例えば、クライアントが何か困った事があった場合。
＜パターン1＞
A「この間、◯◯があったんです。」
B「そうなんですか・・・」
＜パターン2＞
A「この間、◯◯があったんです。」
B「◯◯があったんですね。それは大変だったでしょう。」
＜パターン2＞の会話のように、
Aが言ったことに対してBがオウム返しをするだけで
AはBが話をちゃんと聞いてくれている、理解してくれていると感じます。
しかも、＜パターン2＞の方が、その先の話を広げやすいと思いませんか？
（4）上司や顧客をランチに誘ってみる
自分で書籍を読んで読む力や文章を書くことで書く力を身に付けることはできますが
話す力・聞く力は相手がいないと練習する事ができません。
そんな時は、会社の上司やクライアントと食事に行ってみましょう。
人と話す事が苦手な人は、
知らない人は持ってのほか上司やクライアントと食事だなんて・・・
と思う方も多いはずです。
しかし、ビジネスコミュニケーションスキルを磨くには
話す事に慣れるのはもちろん、話をする場の空気に慣れる事がとても大切です。
「この間とても助かりました。良かったら今日ランチに行きませんか」
「今度のプロジェクトについて、ご飯食べながら話しませんか」
など、ちょっとしたきっかけで誘ってみましょう。
（5）5W1Hを意識して話す
相手に何か伝えたい時、5W1Hで話すことを意識しましょう。
・Who（誰が）
・When（いつ）
・Where（どこで）
・What（何を）
・Why（なぜ）
How（どのように）
5W1Hを意識して話すと、
伝えたい情報の主旨が明確になり、分かりやすく説明する事ができます。
最近では、5W1HのWhy（なぜ）を更に分解し、
・Why not?（なぜそうしないのか）
・What if?（もし、そうしたら）
この2つを加えた「7W1H」が伝えられると尚良いと言われています。
3. まとめ
ビジネスコミュニケーションスキルを上げる事は、
仕事面だけでなく、日常生活での人間関係にも応用する事ができます。
自分が何か伝えたい時でも、
相手の様子や話し方、表情、気持ちをよく見て考えることを大切にすれば
自分がどう伝えればうまく相手に伝えられ、理解してもらえるのかが分かるようになり
良い人間関係を築けるようになります。
